6 manieren om uw bedrijf voor te bereiden op nieuwe regels

De regels rond verpakkingen veranderen snel, en dat heeft direct invloed op hoe je bedrijf werkt. Vanaf 2023 en 2024 zijn er nieuwe verplichtingen voor horeca, foodservice en evenementen: plastic wegwerpbekers en bakjes mogen niet meer gratis worden meegegeven bij afhalen en bezorgen, en bij consumptie ter plaatse mag je ze helemaal niet meer gebruiken. Ook moet je klanten een herbruikbaar alternatief aanbieden. Deze wet herbruikbare verpakking vraagt om voorbereiding, maar met de juiste stappen is de overstap naar duurzame verpakking goed te doen. In dit artikel delen we zes praktische manieren om je bedrijf klaar te maken voor de nieuwe verpakkingsregels 2024 en verder.

1. Waarom nieuwe verpakkingsregels jouw bedrijf raken

De verpakkingswetgeving Nederland is de afgelopen jaren flink aangescherpt. De reden? Plastic afval stapelt zich op in de natuur, in zee en op straat. De Europese Unie en Nederland pakken dit aan met concrete maatregelen die direct invloed hebben op jouw dagelijkse operatie.

Sinds 2023 mag je plastic wegwerpbekers en bakjes niet meer gratis meegeven bij afhalen en bezorgen. Klanten moeten er extra voor betalen, en je moet altijd een herbruikbaar alternatief aanbieden. Vanaf 2024 geldt een nog strengere regel: bij consumptie ter plaatse, zoals in je restaurant, kantine of op een evenement, mag je helemaal geen plastic wegwerpbekers en bakjes meer gebruiken. Uitzonderingen zijn er alleen voor zorginstellingen en gesloten inrichtingen zoals gevangenissen.

Deze regels gelden voor alle bedrijven die eten of drinken serveren: van foodtrucks en horecazaken tot kantines en evenementen. Ook als je producten verkoopt die klanten direct kunnen eten of drinken zonder verdere bereiding, zoals salades of smoothies, vallen ze onder deze wetgeving. Het maakt niet uit of de verpakking volledig van plastic is of bijvoorbeeld een kartonnen beker met een plastic laagje: beide vallen onder de nieuwe compliance verpakkingswet.

Kortom: of je nu een klein café runt of een groot evenement organiseert, deze regels raken jouw bedrijf en vragen om actie.

2. Breng je huidige verpakkingsgebruik in kaart

Voordat je kunt veranderen, moet je weten waar je staat. Maak een volledig overzicht van alle verpakkingen die je nu gebruikt: takeaway containers, bekers, deksels, bestek, bakjes voor sauzen, noem maar op. Tel niet alleen de verschillende soorten, maar ook de volumes per week of maand. Hoeveel koffiebekers gaan er bij jou over de toonbank? Hoeveel maaltijdboxen lever je per dag?

Documenteer ook wat deze verpakkingen je kosten. Niet alleen de aanschafprijs, maar ook de kosten van opslag en afvalverwerking. Veel bedrijven ontdekken dat ze meer uitgeven aan wegwerpverpakkingen dan ze dachten. Door dit helder in kaart te brengen, krijg je een duidelijk startpunt en kun je later makkelijker vergelijken wat de overstap naar verpakkingsverhuur oplevert.

Maak het jezelf makkelijk met een simpele spreadsheet waarin je noteert:

Type verpakking (beker, bakje, bestek)
Materiaal (plastic, karton met coating, bioplastic)
Maandelijks volume
Kosten per stuk en totaal per maand
Huidige afvalstroom en verwerkingskosten

Deze inventarisatie helpt je ook om te bepalen welke verpakkingen prioriteit hebben. Misschien gebruik je vooral bekers, of juist veel maaltijdbakjes. Zo kun je gericht starten met de overstap naar circulaire verpakking horeca.

3. Begrijp welke regels voor jouw situatie gelden

Niet alle regels gelden op dezelfde manier voor ieder bedrijf. Het hangt af van wat je verkoopt, waar je gevestigd bent en hoe je klanten je producten consumeren. De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen: eten of drinken mijn klanten ter plaatse, of nemen ze het mee?

Bij afhalen en bezorgen mag je nog wel plastic wegwerpbekers en bakjes gebruiken, maar dan moet je klant er extra voor betalen. De overheid adviseert bijvoorbeeld €0,25 voor een beker en €0,50 voor een maaltijdverpakking. Daarnaast ben je verplicht om een herbruikbaar alternatief aan te bieden, zoals een statiegeldbeker of een systeem waarbij klanten hun eigen verpakking meenemen.

Bij consumptie ter plaatse, dus als klanten bij jou eten en drinken, mag je sinds 2024 helemaal geen plastic wegwerpbekers en bakjes meer gebruiken. Dit geldt voor restaurants, kantines, evenementen en foodtrucks waar mensen ter plekke blijven. Je moet dan overstappen op herbruikbare bekers en bakjes, of op producten die hoogwaardig gerecycled kunnen worden, zoals PET-verpakkingen die je zelf inzamelt.

Let op: sommige gemeenten hebben aanvullende regels voor evenementen. Check daarom altijd je evenementenvergunning of standplaatsvergunning. Daar kunnen strengere eisen in staan, zoals de verplichting om uitsluitend herbruikbare bekers te gebruiken.

Tip: als je zowel afhaal als ter plaatse serveert, vraag dan altijd aan je klant wat de bedoeling is. Zo weet je welke regels van toepassing zijn.

4. Zoek een betrouwbare herbruikbare oplossing

Nu je weet welke regels gelden, is het tijd om een passend systeem te vinden. Er zijn verschillende opties: je kunt zelf herbruikbare bekers en bakjes aanschaffen en reinigen, of je werkt samen met een partner die het hele proces uit handen neemt. Bij het kiezen van een circulaire verpakking horeca oplossing zijn een paar zaken belangrijk.

Logistiek en retour: hoe krijg je de gebruikte verpakkingen terug? Sommige systemen werken met statiegeld, andere met inleverpunten of retourzones. Denk na over wat praktisch is voor jouw klanten en je operatie. Een goed systeem maakt het makkelijk voor klanten om verpakkingen in te leveren, zonder dat het jou veel extra werk kost.

Reiniging is een ander belangrijk punt. Herbruikbare verpakkingen moeten hygienisch schoon worden gemaakt volgens strikte normen. Als je dit zelf doet, heb je professionele apparatuur nodig. Veel bedrijven kiezen daarom voor een partner die reiniging als service verzorgt en verse voorraad levert.

Tracking en beheer zijn ook relevant. Hoe houd je bij hoeveel verpakkingen er in omloop zijn? Moderne systemen gebruiken digitale tracking, zodat je altijd weet waar je voorraad is en wanneer je moet bijbestellen. Dit voorkomt dat je zonder schone bekers of bakjes komt te zitten tijdens een drukke dienst.

Vraag potentiële partners naar hun ervaring, referenties en hoe flexibel ze zijn. Kun je makkelijk opschalen bij drukte? Wat gebeurt er als je tijdelijk minder nodig hebt? En hoe snel kunnen ze leveren?

5. Test je nieuwe systeem voor de deadline

Wacht niet tot het laatste moment om over te stappen. Een pilotfase helpt je om kinderziektes eruit te halen voordat je volledig omschakelt. Start bijvoorbeeld met één locatie, één dag per week of één productcategorie, zoals alleen koffiebekers.

Monitor tijdens deze testperiode een paar belangrijke zaken. Hoe reageren klanten op het nieuwe systeem? Vinden ze het statiegeld geen probleem? Lukt het ze om de verpakkingen in te leveren? Let ook op de operationele impact: kost het je personeel meer tijd? Loopt de dienst nog soepel? En natuurlijk: kloppen de kosten met wat je had verwacht?

Verzamel actief feedback van je team en klanten. Wat gaat goed en wat kan beter? Misschien moet je de communicatie aanscherpen, of blijkt een ander inleverpunt handiger. Door te testen kun je aanpassingen doorvoeren zonder dat het direct je hele bedrijf raakt.

Een testperiode van vier tot zes weken geeft meestal een goed beeld. Je hebt dan verschillende momenten en situaties meegemaakt: rustige en drukke dagen, verschillende klantengroepen en misschien zelfs weersomstandigheden die invloed hebben.

6. Train je team en informeer je klanten

De beste oplossing werkt alleen als iedereen weet hoe het systeem werkt. Zorg dat je team goed getraind is voordat je start. Leg uit waarom je omschakelt naar herbruikbare verpakking, hoe het statiegeldsysteem werkt en hoe ze klanten kunnen helpen. Oefen de nieuwe werkwijze, zodat het tijdens een drukke dienst vanzelf gaat.

Communicatie naar klanten is net zo belangrijk. Mensen zijn bereid om mee te werken als ze begrijpen waarom het nodig is. Gebruik duidelijke signage bij de kassa, op tafels en bij inleverpunten. Leg uit dat de nieuwe regels wettelijk verplicht zijn en dat je samen werkt aan minder afval.

Verwacht vragen en soms weerstand. Sommige klanten vinden statiegeld onhandig of vergeten hun beker in te leveren. Train je personeel om hier rustig en behulpzaam mee om te gaan. Een vriendelijke uitleg en een praktische oplossing, zoals een handige inleverbox bij de uitgang, maken het verschil.

Denk ook aan online communicatie. Vermeld het nieuwe systeem op je website, social media en bij bezorgplatforms. Zo weten klanten van tevoren wat ze kunnen verwachten en krijg je minder verrassingen aan de balie.

Plan je budget en timeline realistisch in

De overstap naar duurzame verpakkingsoplossingen vraagt om investeringen, maar biedt ook kansen om kosten te besparen. Maak een realistisch overzicht van de belangrijkste kostenposten: de aanschaf of huur van herbruikbare verpakkingen, eventuele aanpassingen in je operatie, communicatiemateriaal en training van personeel.

Vergeet niet dat er ook operationele kosten bijkomen, zoals reiniging, logistiek en beheer van het statiegeldsysteem. Aan de andere kant bespaar je op wegwerpverpakkingen en afvalverwerking. Veel bedrijven zien dat de kosten na een initiële investering gelijkwaardig of zelfs lager zijn dan voorheen.

Plan je timeline met voldoende ruimte. Als je nog niet bent begonnen, start dan nu. Reken op minimaal drie maanden voor een volledige implementatie: tijd voor het kiezen van een systeem, het testen, het trainen van personeel en het informeren van klanten. Wie tot het laatste moment wacht, loopt het risico op stress, fouten en boetes.

Denk ook na over financieringsmogelijkheden. Sommige gemeenten of brancheorganisaties bieden subsidies of ondersteuning voor bedrijven die overstappen op circulaire verpakking. Check wat er in jouw regio beschikbaar is.

Planning is alles: een goed voorbereid bedrijf maakt de overstap naar de nieuwe regels soepel en voorkomt problemen.

Klaar voor de toekomst van verpakking

De overstap naar herbruikbare verpakkingen is geen kortetermijntrend, maar een structurele verandering in de manier waarop we met verpakkingen omgaan. De nieuwe regels vragen om actie, maar met de juiste voorbereiding is het goed te doen. Breng je huidige situatie in kaart, begrijp welke regels voor jou gelden, kies een betrouwbare oplossing en test het systeem grondig. Train je team, communiceer helder naar klanten en plan je budget realistisch in.

Bij SwapBox begrijpen we dat deze verandering vragen oproept. Daarom bieden we een compleet systeem dat het hele proces vereenvoudigt: van herbruikbare food containers en koffiebekers tot transportkratten en festivalbekers. We verzorgen de logistiek, reiniging en tracking, zodat jij je kunt focussen op waar je goed in bent. Met meer dan 155 serviced locaties en 27,5 miljoen gereinigde cups in 2024 helpen we bedrijven dagelijks om te voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Onze verhuuroplossing is flexibel: kies voor eenmalige eventverhuur of een terugkerende maandelijkse voorraad, met minimale investering en contracten op jouw maat. Bovendien leveren we voor meer dan 68% van onze ritten zero-emissie, wat bijdraagt aan jouw duurzaamheidsdoelen.

De toekomst van verpakking is circulair, en die toekomst begint nu. Ben je klaar om de stap te zetten? Neem contact op en ontdek hoe wij je kunnen helpen.

Frequently Asked Questions

Wat gebeurt er als ik de nieuwe verpakkingsregels niet naleef?

Als je de wet herbruikbare verpakking niet naleeft, riskeer je boetes van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). De hoogte van de boete hangt af van de overtreding, maar kan oplopen tot duizenden euro’s. Daarnaast kan het je reputatie schaden bij klanten die duurzaamheid belangrijk vinden. Het is daarom verstandig om tijdig over te stappen en compliance te waarborgen.

Kan ik mijn eigen herbruikbare bekers en bakjes aanschaffen in plaats van een systeem te huren?

Ja, dat kan zeker. Je kunt zelf herbruikbare verpakkingen kopen en een eigen statiegeldsysteem opzetten. Houd er wel rekening mee dat je dan ook zelf verantwoordelijk bent voor professionele reiniging volgens HACCP-normen, voorraadmanagement, tracking en logistiek. Voor veel bedrijven is een verhuur- of partnersysteem praktischer omdat dit de operationele last vermindert en je kunt opschalen wanneer nodig.

Hoe zorg ik ervoor dat klanten de herbruikbare verpakkingen daadwerkelijk inleveren?

Een goed werkend statiegeldsysteem is de sleutel: kies een bedrag dat hoog genoeg is om retour te stimuleren (minimaal €1,00 voor bekers, €5,00 voor maaltijdverpakkingen). Maak inleveren zo makkelijk mogelijk met duidelijk zichtbare inleverpunten, heldere signage en vriendelijke instructies van je personeel. Communiceer ook via je app, website en social media waar en hoe klanten kunnen inleveren. Sommige systemen bieden meerdere inleverpunten in een regio, wat de retourpercentages aanzienlijk verhoogt.

Zijn biologisch afbreekbare of composteerbare verpakkingen een alternatief voor herbruikbare verpakkingen?

Nee, biologisch afbreekbare en composteerbare verpakkingen voldoen niet aan de wettelijke eisen voor consumptie ter plaatse. De wet vereist specifiek herbruikbare verpakkingen of hoogwaardige recyclebare opties zoals PET met eigen inzameling. Bioplastics en composteerbare materialen worden nog steeds als wegwerp beschouwd en mogen dus niet gebruikt worden bij ter plaatse consumptie sinds 2024.

Hoe leg ik het statiegeld administratief vast en hoe werkt de BTW hierop?

Statiegeld is fiscaal gezien geen omzet, maar een waarborgsom die je tijdelijk in bewaring neemt. Je hoeft er geen BTW over af te dragen zolang de verpakking wordt geretourneerd. Boek het statiegeld op een aparte balansrekening (schuld aan klant). Alleen als een klant de verpakking niet inlevert en het statiegeld vervalt, wordt het omzet waarover je BTW moet afdragen. Raadpleeg je boekhouder voor een correcte administratieve verwerking die past bij jouw situatie.

Wat moet ik doen als ik zowel een restaurant heb als een afhaalloket?

In dat geval gelden beide regelsets voor jouw bedrijf. Voor consumptie ter plaatse in je restaurant moet je volledig overstappen op herbruikbare verpakkingen. Voor afhalen mag je nog plastic wegwerp gebruiken, maar dan moet je er extra voor rekenen en altijd een herbruikbaar alternatief aanbieden. Het is verstandig om bij elke bestelling te vragen of de klant ter plaatse eet of meeneemt, zodat je de juiste verpakking kunt gebruiken en aan de wet voldoet.

Hoeveel herbruikbare verpakkingen moet ik in voorraad hebben voor mijn bedrijf?

Een goede vuistregel is om voorraad aan te houden voor 1,5 tot 2 keer je dagelijkse piekvraag. Dit geeft je buffer voor drukke momenten en voor verpakkingen die nog in omloop of bij de reiniging zijn. Voor een café dat dagelijks 200 koffies serveert, betekent dit een voorraad van 300-400 bekers. Monitor je retourpercentages en doorlooptijd van reiniging nauwkeurig, en pas je voorraad aan op basis van seizoenspieken en evenementen. Veel verhuursystemen bieden flexibele voorraad die je kunt opschalen wanneer nodig.

SwapBox